Sem dúvida, maio de 2024 foi um mês que marcou a todos no Rio Grande do Sul. As chuvas fortes trouxeram momentos difíceis, perdas e mudanças que impactaram a vida de todos. Desde os primeiros dias a Leev esteve ao lado dos mais atingidos. Agora, passada a fase inicial, nossas ações estão voltadas para a retomada empresarial do Estado e também para a construção de um plano preventivo para futuras crises.
O foco nesse momento é compartilhar nossos conhecimentos para auxiliar ainda mais. Em um esforço de todos os nossos profissionais, esse eBook colaborativo é um guia completo para a retomada das empresas após as enchentes no Rio Grande do Sul. O material reúne a experiência dos sócios da Leev, oferecendo soluções práticas e eficazes para enfrentar os novos tempos.
Nosso objetivo é fornecer um recurso valioso que aborde aspectos cruciais como marketing, governança, tecnologia, gestão de agentes, área jurídica e gestão de produtos. Cada tópico foi cuidadosamente elaborado por profissionais experientes, garantindo conselhos práticos e aplicáveis ao dia a dia de todos. A Leev acredita no potencial transformador dos empresários e das empresas gaúchas. Sabemos que, juntos, podemos construir um futuro melhor para o nosso Estado.
Boa leitura e sucesso na jornada!
MARKETING
Plano de Retomada e Comunicação Efetiva:
É essencial que as empresas adotem um plano de retomada eficaz para se reerguerem e reconstruírem suas operações. Neste contexto, a comunicação desempenha um papel fundamental na garantia da transparência, confiança e apoio contínuo dos clientes e da comunidade em geral.
Vamos explorar algumas estratégias-chave para a elaboração de um plano de retomada sólido e comunicação deste plano de forma eficaz.
- Planos de Retomada: alguns caminhos possíveis
- Pré-Venda Antecipada: Uma maneira inteligente de garantir receita durante o período de recuperação é oferecer vendas antecipadas de produtos ou serviços. Isso não apenas ajuda a gerar fluxo de caixa, mas também demonstra o compromisso da empresa em manter seus clientes engajados e satisfeitos.
- Explorar Parcerias e Colaborações: Considere estabelecer parcerias estratégicas com outras empresas ou organizações para oferecer soluções conjuntas aos clientes. Isso pode incluir pacotes de produtos ou serviços combinados que agreguem valor e incentivem as vendas durante o período de recuperação.
- Diversificação de Produtos/Serviços: Avalie a possibilidade de diversificar sua oferta de produtos ou serviços para atender às novas necessidades do mercado pós-enchente. Isso pode envolver o desenvolvimento de soluções temporárias ou permanentes que ajudem os clientes a lidar com os efeitos da enchente em suas vidas e negócios.
- Comunicação Efetiva: construindo confiança e engajamento
Após estabelecer um plano de retomada claro e abrangente, é crucial comunicá-lo de maneira eficaz para garantir que os clientes estejam cientes das iniciativas da empresa e se sintam apoiados durante o processo de recuperação. Aqui estão algumas estratégias para comunicar seu plano de retomada pelas redes sociais, e-mail e WhatsApp:
- Redes Sociais: Utilize as redes sociais para compartilhar atualizações regulares sobre o progresso da empresa, os esforços de recuperação e quaisquer ofertas especiais ou iniciativas promocionais relacionadas ao plano de retomada. Inclua imagens e vídeos para tornar as postagens mais envolventes e compartilháveis.
- E-mail: Envie e-mails informativos e inspiradores para sua base de clientes, destacando os principais pontos do plano de retomada e como eles serão beneficiados. Personalize as mensagens sempre que possível e incentive o feedback dos clientes para demonstrar que a empresa valoriza suas opiniões e preocupações.
- WhatsApp: Use o WhatsApp para se comunicar de forma mais direta e pessoal com os clientes. Envie mensagens de texto ou áudio para informá-los sobre as últimas atualizações e ofertas exclusivas, e esteja disponível para responder a quaisquer perguntas ou preocupações que possam surgir.
Importante: ao utilizar o WhatsApp para se comunicar de maneira segura e respeitosa com seus clientes, é importante garantir que você esteja entrando em contato apenas com aqueles que concordaram em receber suas mensagens. Priorize o envio de mensagens individuais para cada cliente, em vez de criar grupos com múltiplos destinatários.
GENTE
Um dos pontos mais sensíveis nos momentos de crise, é entender como cada pessoa reage a ela. No caso específico do Rio Grande do Sul, todos, sem exceção, foram afetados de alguma forma. Dentro das organizações, nos mais diversos níveis, é preciso um trabalho com muita sensibilidade e uma comunicação clara para que as pessoas possam lidar com todo o cenário, inclusive no contexto do pós-crise.
- Comunicação interna Transparente:
– Informe os colaboradores sobre o posicionamento da empresa em relação à tragédia, tanto interna quanto externamente.
– Assegure que todos entendam as medidas tomadas pela empresa e os impactos no negócio, inclusive a segurança dos empregos.
– Mantenha a comunicação constante, mesmo após a situação melhorar. Mostre como a empresa está se posicionando e como está inserida na reconstrução do Estado.
- Treinamento das Lideranças:
– Prepare as lideranças para oferecer suporte emocional e escuta ativa aos colaboradores.
– Fortaleça as lideranças para que sejam um canal eficaz de comunicação.
- Suporte Interno e Externo:
– Defina e comunique as ajudas internas (ex.: dias de folga, antecipação de benefícios) e externas (ex.: ajuda jurídica, reparo de eletrodomésticos).
– Aproveite a disposição dos colaboradores não afetados para voluntariado e doações.
- Cuidado com a Saúde Mental:
– Estabeleça rodas de conversa e apoio emocional para todos os níveis da organização, utilizando recursos internos e externos.
– Tenha atenção e cuidado às pessoas que cuidaram, lideraram e orquestraram aquele momento mais difícil. CEOs, lideranças e profissionais das áreas de recursos humanos estiveram muito à frente da tragédia e também precisam ser observados com cuidado neste pós-trauma.
- Retomada do Negócio:
– Analise rapidamente os processos urgentes e a disponibilidade de pessoal para reestruturar a operação.
– Envolva a área de Gente para ajustar pessoas, processos e entregas conforme a capacidade realista da empresa durante a retomada.
- Criação de Agenda Positiva
- Tente dar um novo significado para todo o ocorrido e reconheça os esforços e a dedicação dos colaboradores durante a retomada.
- Enfatize a resiliência, a bravura e a união de todos durante esse período difícil.
- Celebre as metas alcançadas, por menores que sejam, para reforçar o sentimento de progresso.
GOVERNANÇA
Ritos e organização, pilares da governança, são muitas vezes esquecidos em situações extremas. Mas é justamente essa estrutura que nos dá a agilidade, a segurança e a clareza necessárias para navegar em tempos incertos.
Pontos Essenciais da Governança Corporativa na Retomada:
- Suporte do Conselho:
Use o conselho de administração ou consultivo para garantir um olhar mais abrangente e externo, que consiga identificar pontos cruciais de atuação nas mais diferentes frentes de trabalho. As experiências complementares e a visão sistêmica ajudam muito nesse período. Além disso, os conselheiros que atuam em diversas outras empresas, regiões ou setores, podem trazer as melhores práticas e suas vivências, que serão agregadoras na identificação e listagem dos pontos que não podem ser esquecidos já que muitos dos executivos estão imersos em atividades operacionais e intensas.
- Suporte de Conselheiros pro bono
Caso sua empresa ainda não conte com um conselho estruturado, saiba que algumas entidades e executivos, estão disponibilizando indicações de conselheiros pro-bono que agirão dando suporte e compartilhando experiências e conhecimento para esse momento de retomada. Aqui na Leev estamos todos dispostos a contribuir, fique à vontade para entrar em contato com nossos sócios.
- Criação de comitês corporativos
Use as experiências de cada conselheiro e gestor, ou mesmo suas vivências pessoais no momento da crise, para organizar comitês interdisciplinares que são muito importantes e efetivos para garantir que todos os pontos cruciais de retomada e/ou estabilização estejam sendo acompanhados de perto.
- Reuniões de ponto de situação
Reserve 30 minutos diários para atualização dos líderes sobre tudo que está sendo feito, garantindo alinhamento e equidade de informações. Conforme a situação for se estabilizando, os encontros podem ir se espaçando, mas é determinante garantir o engajamento de todos os gestores que estão agindo na linha de frente e organizando seus times nos mais diversos departamentos e áreas da empresa.
- Checklists de monitoramento
Garanta que as iniciativas não se percam dentro do ambiente menos organizado e mais tenso. É relevante ter listas de atividades, contendo responsáveis e prazos estabelecidos. Reúna seu time e monitore o andamento de tudo para garantir que nada de importante será esquecido.
- Grupos de trabalho multidisciplinares
Nesse período muitas regras e informações vão se atualizando em velocidade rápida. Para garantir conhecimento e agilidade, indique pessoas internas que diariamente se atualizem sobre novas regras, legislações, medidas, benefícios e ações que estejam sendo divulgadas para que a empresa se aproprie de seus direitos e benefícios, nos mais diferentes segmentos do negócio. Atenção especial para as áreas jurídica, fiscal/tributária e financeira, entre outras.
- Grupos entre empresas regionais e órgãos reguladores
Use o conhecimento aberto e compartilhado sem limites, nesse momento não existem concorrentes e nem segredos, vale todos se unirem compartilhando melhores práticas e oportunidades.
- Itens de controle
Outro ponto importante é que nas crises tendemos a subestimar os itens de controle. Crie, junto com seus gestores e equipes, uma lista de itens de controle que devem ser monitorados e acompanhados. Eleja um responsável em controlar sua evolução, assim como reportar os desvios.
- Gestão orçamentária
A área financeira tem papel crucial nesse processo, coloque seu time para revisar o orçamento anual ou criar um, mesmo que simples, para maior controle e visibilidade financeira.
- Forecasts mensais
Revise esse orçamento na frequência que precisar, acompanhe o plano desenhado e sempre que preciso corrija a rota para garantir que ao final do exercício você estará muito próximo do projetado, sem grandes surpresas no fluxo de caixa previsto.
- KPIs da retomada
Além dos indicadores-chave que você já monitora, incentive seus times a identificarem quais são os KPIs para que cheguem ao final do ano sem surpresas e com a máxima previsibilidade possível.
- Grupos de comunicação e atualização interno e externo
Garanta a efetiva comunicação, clara e transparente, para todos os seus stakeholders. Sejam seus colaboradores, administradores, acionistas, clientes e fornecedores, todos precisam estar seguros e confiantes de que, não obstante os desafios, tudo está sob controle e que juntos sairão mais fortes desse momento!
- Melhorias para eventos futuros
Não esqueça que os desafios climáticos serão mais frequentes, então prepare-se para vencer novas batalhas e reconstruir caminhos diferentes de forma que alguns episódios não se repitam. Aproveite esse momento para repensar o todo junto com seus parceiros, sejam internos ou externos.
- Criação do Comitê de Crise
Eleja seu comitê de crise, selecione pessoas que se destacaram nesse momento desafiador e crie seu grupo multidisciplinar que irá sempre ser chamado em momentos de crises que possam surgir no futuro.
- Manual para Emergências
Desenvolva um manual para gestão de crise e formalize todo o processo para terem maior agilidade e previsibilidade quando novos desafios aparecerem.
- Comitê ESG
Mesmo que pareça cedo, estruture, ainda que informalmente, um pequeno grupo de colaboradores para pensarem sobre as questões ambientais, sociais e de governança. Essas iniciativas unem o time, engajam a todos e dão esperança na construção de um mundo melhor.
JURÍDICO
Os eventos ocorridos no Rio Grande do Sul, além da questão humanitária e dos danos materiais, trouxeram incertezas jurídicas, especialmente em relação ao cumprimento de obrigações contratuais de quem está sendo impactado nesse fenômeno.
Nesse contexto, vale lembrar dos conceitos em nossa lei civil de caso fortuito e força maior. Na prática, ambos são muito semelhantes e, quando caracterizados, podem dispensar alguém de cumprir uma obrigação contratual em razão de um evento que o impossibilita a tanto.
Na teoria, o caso fortuito caracteriza-se por um evento imprevisível e, por isso, inevitável, sempre externo à vontade das partes em um contrato. A força maior, por seu lado, pode ser um evento que, mesmo previsível, é inevitável.
Assim, quando alguém é impossibilitado de cumprir uma obrigação contratual em razão de evento que possa ser considerado um caso fortuito e/ou de força maior, não deve ser penalizado, ou seja, não deve arcar com indenização ou multa nesse caso.
De toda a forma, recomenda-se informar a outra parte sobre o evento o mais rápido possível, por escrito, detalhando as circunstâncias e os impactos no cumprimento da obrigação contratual.
Além disso, em contratos de longo prazo, eventos extraordinários e imprevisíveis como esse podem fazer com que as obrigações contratuais de uma das partes tornem-se muito mais difíceis de se executar (excessivamente onerosas).
Nesse caso, nossa lei civil (Art. 478 e seguintes do Cód. Civil Brasileiro) permite que essa parte afetada possa buscar reajustar suas obrigações contratuais ou até mesmo o término do contrato sem que se tenha que pagar uma eventual indenização a outra parte.
GESTÃO DE PRODUTO E CADEIA DE SUPRIMENTOS
A gestão eficaz de produtos e da cadeia de suprimentos é crucial para as empresas, especialmente em tempos de crise, e tornam necessárias estratégias que mitiguem os impactos e garantam a resiliência da cadeia de suprimentos.
Com fábricas, centros de distribuição e lojas inundados, a produção, armazenamento e venda de bens foram gravemente afetados, enquanto a destruição de estradas e o fechamento de aeroportos e rodoviárias causaram interrupções significativas na entrega de produtos. Os varejistas e fabricantes que ficaram com estoque, enfrentam dificuldades para vender devido aos problemas enfrentados.
Estratégias de Mitigação
- Diversificação de Canais de Distribuição e Rotas.
- Reforce a venda nos canais existentes em regiões não afetadas dentro do Estado ou em outras regiões do Brasil.
- Intensifique canais de venda online, através de lojas próprias, marketplaces ou redes sociais.
- Parcerias e Campanhas de Recuperação
- Engaje-se em campanhas que ajudem na recuperação do RS, como a que promove a compra de produtos gaúchos.
Ações Necessárias
- Estabeleça planos de realocação da produção
- Utilize fornecedores alternativos para suprir as necessidades atuais
- Redistribua estoques para pontos que possam trazer venda
- Busque inovação no que possa trazer mais agilidade, produtividade, redução de custos
- Revise e ajuste o Planejamento de Compra e Venda para adequar a realidade
- Busque Mentorias e Orientação
- Conte com a ajuda de instituições e profissionais que disponibilizam seu tempo para a reconstrução das empresas afetadas.
O planejamento e a implementação de estratégias robustas são essenciais não apenas para sobreviver e superar a crise atual, mas também para preparar as empresas para futuros desafios. A adaptação e inovação contínua na gestão da cadeia de suprimentos são imperativas para garantir a resiliência e o sucesso a longo prazo.
TECNOLOGIA E DADOS
O planejamento e a implementação de um plano de recuperação de desastres de tecnologia (DRP) são essenciais também para garantir que uma empresa possa rapidamente retomar suas operações após um evento disruptivo. Aqui estão os passos e cuidados básicos para elaborar um plano eficaz:
- Análise de Risco e Impacto
– Identifique Riscos: Liste todos os possíveis riscos que podem afetar a infraestrutura de TI, como falhas de hardware, ataques cibernéticos, desastres naturais e erros humanos.
– Analise o Impacto: Avalie o impacto que cada risco identificado pode ter nas operações da empresa. Determine quais sistemas são críticos e quais são os tempos máximos toleráveis de inatividade (RTO – Recovery Time Objective) e perdas de dados (RPO – Recovery Point Objective).
- Desenvolvimento do Plano
– Definição de Estratégias: Escolha as estratégias de recuperação adequadas, como backups, sites de recuperação, e replicação de dados.
– Documentação do Plano: Escreva um documento detalhado que descreva os procedimentos a serem seguidos em caso de desastre. Isso deve incluir:
– Contatos de emergência e responsabilidades.
– Procedimentos para ativação do plano.
– Etapas detalhadas para recuperação de sistemas.
– Prioridades de recuperação.
- Implementação de Soluções
– Backups: Estabeleça uma rotina de backups regulares e automáticos para todos os dados críticos. Armazene os backups em diferentes locais (on-site e off-site) para proteger contra desastres locais.
– Sites de Recuperação: Considere a implementação de um site de recuperação de desastres, que pode ser um local físico ou uma solução de recuperação baseada na nuvem.
– Replicação de Dados: Utilize tecnologias de replicação para garantir que os dados críticos sejam duplicados em tempo real ou quase real em locais diferentes.
- Testes e Manutenção
– Testes Regulares: Realize testes regulares do DRP para garantir que os procedimentos funcionem conforme o esperado e que a equipe esteja familiarizada com eles. Isso pode incluir simulações de desastres e testes de failover.
– Revisões e Atualizações: Revise e atualize o DRP periodicamente para refletir mudanças na infraestrutura de TI, nas operações da empresa e nas ameaças emergentes.
– Utilize ferramentas de monitoramento para acompanhar o desempenho e a saúde dos sistemas em tempo real.
- Treinamento e Conscientização
– Treinamento da Equipe: Garanta que todos os membros da equipe de TI e outras partes interessadas sejam treinados no DRP. Realize exercícios de simulação para familiarizar a equipe com os procedimentos.
– Conscientização dos Funcionários: Promova a conscientização entre todos os funcionários sobre a importância do DRP e os procedimentos básicos que devem seguir em caso de desastre.
- Contratos e Parcerias
– Acordos de Nível de Serviço (SLA): Estabeleça SLAs claros com fornecedores de serviços críticos para garantir suporte rápido e eficiente em caso de desastre.
– Parcerias com Fornecedores de Recuperação: Considere parcerias com fornecedores especializados em serviços de recuperação de desastres e recuperação de dados.
- Tecnologias de Suporte
– Virtualização: Utilize a virtualização para facilitar a recuperação rápida de servidores e aplicativos.
– Armazenamento na Nuvem: Considere soluções de armazenamento na nuvem para backups e replicação de dados.
– Automação: Implemente automação nos processos de recuperação para reduzir o tempo de inatividade e minimizar erros humanos.
A implementação desses cuidados básicos ajuda a empresa a se preparar melhor para possíveis interrupções e a garantir a continuidade das operações mesmo diante de desastres.
CONCLUSÃO
Chegamos ao fim do nosso eBook colaborativo, “Retomada Empresarial no Rio Grande do Sul: Unindo Forças para um Futuro Melhor”. Este guia foi criado com a intenção de ser um recurso prático e valioso para empresas afetadas pelas enchentes, oferecendo uma visão abrangente e especializada sobre como superar os desafios e reconstruir de forma eficaz.
Cada seção deste eBook foi elaborada com o compromisso e a experiência de profissionais dedicados a oferecer o melhor suporte possível nas áreas de marketing, governança, tecnologia, gestão de agentes, área jurídica e gestão de produtos. Acreditamos que as soluções apresentadas aqui são ferramentas essenciais para a recuperação e o fortalecimento das empresas.
Agradecemos por nos acompanhar nesta jornada e desejamos sucesso a todos na retomada. Juntos, podemos transformar desafios em oportunidades e construir um Rio Grande do Sul ainda mais forte e resiliente.
LEEV BUSINESS ADVISORS
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